Cómo utilizar los datos de los sistemas de Control de Accesos

Los sistemas de control de accesos son ya un elemento fundamental de un sistema de seguridad en general, ya que tienen como función primordial permitir o cancelar el paso a un espacio protegido con determinados riesgos. Hoy en día asistimos a un constante crecimiento y avance de este tipo de sistemas, y de una manera más espectacular de aquellos que conocemos como de lectura biométrica. Este tipo y otros son cada día más demandados por los usuarios que se plantean seleccionar un adecuado sistema de control de accesos que cubra sus necesidades.

La tecnología es el elemento primordial de este tipo de sistemas cuyas características y funcionalidades avanzan continuamente, adaptándose a las necesidades de los usuarios.

Controlar el acceso a un edificio, puerta o almacén aporta ante todo seguridad a los trabajadores y a la empresa, pero también aporta unos datos esenciales para la mejora operativa de la empresa. Hoy en día, las empresas de todos los tamaños y tipos dependen de la investigación, obtenida a través de la minería de datos, para ayudar a ver el panorama en general e identificar tendencias y patrones que pueden ayudar a crear eficiencias operativas. Con el concepto de Big Data cada dato es una pieza potencial de información que se puede rastrear, recopilar, clasificar y analizar.

La información de que nos da un sistema de gestión de llaves por ejemplo puede mejorar la operatividad de un negocio. Es evidente que los datos recopilados que nos aporta gracias a un software de gestión de accesos, si son analizados, pueden identificar las causas de los problemas antes que los síntomas y prevenir los incidentes antes de que éstos ocurran.

El uso de un sistema de llaves electrónicas de una organización está para permitir el acceso solo a personas autorizadas a una instalación. Ya sea autorizadas por un código, una placa o una autorización biométrica. Todas las actividades de acceso se registran automáticamente y de estos datos, la administración tiene un historial completo de quién entró y salió y cuándo. Estos datos obtenidos se pueden utilizar para analizar las tendencias para generar inteligencia valiosa y útil para la seguridad física y las prácticas empresariales.

Rastreo

Para razones de seguridad, las llaves electrónicas creadas por una aplicación móvil, por ejemplo, pueden ser controladas de acuerdo con los requisitos, es decir, horario, personal, etc. y la administración tiene una amplia gama de información en directo y puede interactuar remotamente con el sistema. En caso de un incidente, la administración puede consultar el sistema para obtener detalles específicos, como una lista de todas las transacciones entre ciertas horas o un informe de la hora anterior del incidente. Inmediatamente después de un incidente como el descubrimiento de una pieza dañada o una que falte en el equipo, se puede generar un informe mostrando quién accedió por última vez a la llave en particular. Junto con los datos de auditoría de un sistema de control de llaves proporciona una sólida trayectoria de evidencias.

Recolección y Clasificación

Los planificadores incorporados se pueden programar para descargar automáticamente todos los datos a un PC seguro según lo requerido por el usuario, incluyendo en línea como ocurre con las transacciones: periódicamente; diariamente en un momento específico; semana con el día y hora especificados. La entrega de correo electrónico de informes personalizados o estándar se puede programar para cualquier frecuencia o tiempo específico o se puede acceder mediante una aplicación de teléfono inteligente. Con esta capacidad, la administración puede ordenar y analizar mejor la información para mantener el máximo control de los problemas de acceso y seguridad.

Además, las funcionalidades avanzadas permiten mejorar el filtrado de usuarios y transacciones, así como la capacidad de crear una plantilla de informe personalizada que proporcione la información y la presencia de los usuarios finales deseen cuándo la deseen durante el día o después de horas. Los recursos humanos, por ejemplo, pueden querer un informe de todos los accesos de llaves más allá de las horas regulares. Software de gestión centralizada de los controles de acceso puede crear informes programados para asegurar que la información es reportable, recuperable y rastreable.

Analizando

Los datos de uso de llaves proporcionan una amplia gama de inteligencia de negocios, que se puede analizar para identificar infracciones de políticas y procedimientos y/o mejoras potenciales. Las tendencias que podrían tardar semanas o meses en detectarse manualmente se pueden ver casi al instante cuando las consultas relevantes se programan en los softwares de informes. Esta inteligencia altamente específica permite identificar las causas de los problemas en lugar de los síntomas, y permite que la administración adopte contramedida que ayudarán a prevenir incidentes antes de que ocurran.

Los datos de uso de llaves analizados también pueden señalar otros puntos débiles en una operación. En una gestión de flota, por ejemplo, la falta de una política de rotación de vehículos puede estar causando desgaste indebido en un vehículo que se está utilizando mucho más que los otros. El análisis de los datos de uso de llaves puede identificar el problema con información, como el número de veces que el vehículo es retirado en comparación con los otros de la flota.

La información basada en datos proporcionada por el control de acceso de gestión de llaves de última generación es un recurso que seguirá ganando en valor percibido y real, a medida que las organizaciones se den cuenta de que la tecnología puede ayudar a mejorar las operaciones comerciales y lograr una amplia gama de objeticos empresariales.