Sistemas de Control de Horario. Tipos y Tendencias

A raíz de la nueva normativa laboral que obliga al registro de la jornada laboral de todos los empleados, se ha vuelto a poner en relieve las diferentes posibilidades que tiene una empresa para controlar la presencia de sus trabajadores.

La forma más frecuente de fichar suele ser con un terminal instalado físicamente en el lugar de trabajo. Actualmente, lo más instalado suelen ser dispositivos que permiten el fichaje a través de la tarjeta RFID o contraseña. Aunque con el ajuste de precios al que tiende la biometría, cada vez es más frecuente encontrarse terminales en el que el método de identificación pueda ser la huella dactilar, el reconocimiento facial o la palma. Con esto se garantiza que nadie se haga registros de forma fraudulenta.

También es habitual encontrarse terminales de presencia para exterior con batería, estos suelen estar destinados a trabajos de campo, en el que el dispositivo no puede estar instalado en un lugar fijo, los datos quedan recogidos en el equipo hasta que este se puede conectar a la red o extraer los registros en un pendrive. Otra opción es poder fichar desde el propio ordenador de la oficina, así la empresa se garantiza que cuando el empleado efectúa el registro se encuentra sentado con el ordenador encendido y dispuesto a comenzar su jornada labora, Cada ve más empresas escogen este método para evitar los registros que se olvidan, para ello, encender el PC les aparezca una ventana emergente para realizar el fichaje.

Lo menos habitual, pero que va ganando cada vez más terreno, es fichar desde el teléfono móvil, aprovechándose de su inteligencia, puede fichar con huella dactilar o reconocimiento facial, saber la geolocalización de Smartphone e incluso sacar una foto para verificar que el empleado, por ejemplo, lleva uniforme. Además, desde esta aplicación el usuario podría solicitar las vacaciones o visualizar los horarios personales. Esto es una gran ventaja para las compañías que quieren controlar a los empleados que no trabajan en un lugar fijo, como puede ser un comercial o un agricultor.

Aunque ahora existen todos estos caminos para registrar el fichaje y adaptarse a cualquier tipo de necesidad de las compañías, lo verdaderamente potente es que estos dispositivos se pueden conectar a la nube y que sean capaces de enviar la información en tiempo real a la plataforma, que será la que se encargue de aplicar toda la información sobre el usuario.

Tendencia para el 2020: Un software en la nube

Los puestos de trabajo evolucionan y con ello se crean nuevos caminos para gestionar el control de presencia. Cada vez es más frecuente encontrarse con personas que tienen un trabajo en el que no tienen que asistir a su puesto en un lugar físico, pueden trabajar desde casa, viajando o en diferentes delegaciones de su empresa.

Por ello, existen nuevas formas innovadoras de controlar si un trabajador realiza todas las horas cumpliendo con su contrato, esta nueva tendencia se basa en la nube, un servidor que recoge todos los datos en un lugar donde al usuario final pueda acceder cuando y donde quiera. El motivo es tener un sistema centralizado que recoja todos los datos de sus empleados, sin importar donde estén tanto los usuarios que fichan, como el usuario que necesita recopilar los datos. Los nuevos sistemas se basan en una interfaz web, accesible a través de un navegador. Los usuarios administrativos de la plataforma, como pueden ser las personas que trabajan en departamentos de Recursos Humanos, tienen un rol, que les permite configurar los usuarios con diferente información: horarios, puestos y departamentos de la empresa, salarios o vacaciones.

Una vez que la nube tenga todos los datos para realizar los cálculos configurados, el administrador podrá obtener diferentes reportes y ajustes totalmente personalizados a sus necesidades, ya que en el Cloud es bastante más sencillo que hacer diferentes soluciones, ya que cuentan con una amplia flexibilidad. Además, estas plataformas son capaces de ser integradas en los sistemas de nóminas más conocidos, como pueden ser SAP, ADP o Sage.

Además, pueden visualizar en tiempo real, quiénes son los empleados que están trabajando en ese momento, cuáles se han ausentado, han llegado tarde o están de vacaciones. Para el empleado, la visualización de la plataforma se simplifica bastante, normalmente puede visualizar sus horarios, fichar a través de la página web o solicitar las vacaciones. La gran ventaja para el usuario es que, si la empresa trabaja con un sistema en la nube avanzado, tendrá diferentes posibilidades de fichar, desde un terminal convencional, desde la propia web o desde la APP móvil.

La tendencia es que cualquier terminal pueda estar conectado a internet y que se comunique en tiempo real con el Cloud, lo que nos permitirá una mayor flexibilidad de fichaje, tanto por el usuario final, como para la forma de administrar el registro horario e integrarlo en un sistema de nóminas convencional.

Actualmente las grandes marcas de control de accesos y presencia ya han sacado sus primeras versiones de cloud y su objetivo es trabajar en esta línea. Es el caso de Time Cloud, un potente y flexible software de control de horario de la marca Virdi.